Rechnungs-Generator

Rechnungen richtig schreiben: Der vollständige Leitfaden

Als Freelancer oder Selbständiger musst du für jede Leistung eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen. Fehlerhafte Rechnungen können dazu führen, dass dein Kunde die Vorsteuer nicht abziehen kann, das Finanzamt deine Umsatzsteuer-Voranmeldung beanstandet oder du im schlimmsten Fall Bußgelder riskierst. Unser Generator berücksichtigt alle Pflichtangaben nach §14 UStG.

Pflichtangaben auf einer Rechnung nach §14 UStG

Das Umsatzsteuergesetz schreibt genau vor, welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss. Fehlt eine dieser Angaben, ist die Rechnung formal fehlerhaft:

• Vollständiger Name und Anschrift des Rechnungsstellers (du) und des Rechnungsempfängers (dein Kunde). Bei Firmenkunden mit Rechtsform (z.B. „Muster GmbH“).
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Rechnungsstellers. Tipp: Verwende die USt-IdNr. statt der Steuernummer – sie verrät weniger persönliche Daten.
• Fortlaufende Rechnungsnummer – Muss eindeutig und einmalig sein, aber nicht lückenlos.
• Rechnungsdatum – Der Tag, an dem du die Rechnung erstellst.
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum – Wann wurde die Leistung erbracht? Darf vom Rechnungsdatum abweichen. Pflichtangabe, auch wenn Leistungs- und Rechnungsdatum identisch sind.
• Art und Umfang der Leistung – So genau, dass das Finanzamt die Leistung einem Steuersatz zuordnen kann. „Beratung“ reicht nicht, besser: „SEO-Beratung für Website-Relaunch, 01.-15. Januar 2026“.
• Nettobetrag je Position und gesamt
• Angewandter Steuersatz (19%, 7% oder 0% mit Begründung)
• Steuerbetrag (Umsatzsteuerbetrag in Euro)
• Bruttobetrag (Gesamtbetrag inkl. USt)

Kleinbetragsrechnung: Vereinfachte Regeln bis 250 €

Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Anforderungen. Es reichen: Name und Anschrift des Leistenden, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung und Bruttobetrag mit Angabe des Steuersatzes. Empfänger, Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind nicht zwingend erforderlich. Das ist praktisch für Kleinbeträge wie Bewirtungsbelege oder Parkscheine – für deine eigenen Rechnungen solltest du trotzdem alle Angaben aufnehmen.

Rechnungsnummern: Systeme und Best Practices

Rechnungsnummern müssen fortlaufend und eindeutig vergeben werden, aber nicht zwingend lückenlos. Bewährte Systeme:

• JJJJ-NNN – z.B. 2026-001, 2026-002 (Neustart jedes Jahr)
• Fortlaufend gesamt – z.B. 001, 002, 003 (nie Neustart)
• Mit Kundenkürzel – z.B. KD-2026-001 oder ABC-2026-003
• Mit Projektbezug – z.B. WEB-2026-001, SEO-2026-005

Wichtig: Einmal vergeben, darf eine Nummer nie wiederverwendet werden. Stornierte Rechnungen werden durch eine Gutschrift/Stornorechnung mit eigener Nummer korrigiert, nicht durch Löschen. Dein System muss dem Finanzamt nachvollziehbar sein.

Rechnung als Kleinunternehmer (§19 UStG)

Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen. Wähle im Generator den MwSt-Satz 0%. Auf jeder Rechnung muss der Hinweis stehen:

„Gemäß §19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Alle anderen Pflichtangaben gelten identisch. Statt der USt-IdNr. (die du als Kleinunternehmer nicht haben musst) gibst du deine Steuernummer an. Beachte: Wenn du versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldest du diese dem Finanzamt (§14c UStG) – auch als Kleinunternehmer.

Zahlungsziel und Mahnungen

Das Zahlungsziel gibt an, bis wann der Kunde zahlen muss. Üblich sind 14 oder 30 Tage. Ohne Angabe gilt die gesetzliche Frist von 30 Tagen (§286 BGB).

• Sofort fällig: Manchmal bei Kleinbeträgen oder Neukunden sinnvoll
• 7-14 Tage: Standard für Freelancer und kleine Unternehmen
• 30 Tage: Üblich bei größeren Unternehmen und Behörden
• Skonto: „2% Skonto bei Zahlung innerhalb von 7 Tagen“ kann Zahlungen beschleunigen

Nach Ablauf des Zahlungsziels gerät der Kunde in Verzug. Du kannst eine Zahlungserinnerung schicken (freundlich, kostenlos), dann eine Mahnung mit Verzugszinsen (5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Verbrauchern, 9 Prozentpunkte bei Unternehmen).

Rechnungen aufbewahren: 10 Jahre Pflicht

Sowohl ausgestellte als auch empfangene Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden (§14b UStG). Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 muss also bis Ende 2036 aufbewahrt werden.

Die Aufbewahrung kann digital erfolgen, muss aber GoBD-konform sein: unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell lesbar. PDF-Dateien mit aussagekräftigem Dateinamen (z.B. „2026-001_KundeGmbH_Webdesign.pdf“) sind ideal. Papierrechnungen darfst du digitalisieren und das Original vernichten, solange die digitale Kopie GoBD-konform archiviert ist.

Häufige Fehler bei der Rechnungsstellung

• Fehlendes Leistungsdatum – Häufigster Fehler. Muss immer angegeben werden, auch wenn es dem Rechnungsdatum entspricht.
• Ungenaue Leistungsbeschreibung – „Dienstleistung“ oder „Beratung“ reicht nicht. Beschreibe genau, was du geleistet hast.
• Fehlende USt-IdNr. bei EU-Kunden – Für Reverse Charge brauchst du die USt-IdNr. beider Parteien auf der Rechnung.
• Falscher Steuersatz – Prüfe, ob 19%, 7% oder 0% korrekt ist. Im Zweifel beim Steuerberater nachfragen.
• Rechnung per E-Mail ohne Zustimmung – Der Empfänger muss dem elektronischen Rechnungsversand zugestimmt haben. In der Praxis wird das meist stillschweigend akzeptiert.

E-Rechnung: Ab 2025 Pflicht im B2B-Bereich

Ab Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen können (ZUGFeRD oder XRechnung). Ab 2027 wird die E-Rechnung für die meisten Unternehmen zur Pflicht – auch beim Versenden. Eine einfache PDF-Rechnung gilt dann nicht mehr als E-Rechnung. ZUGFeRD-Rechnungen kombinieren ein PDF für den Menschen mit einer XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung.

Weitere Tools für deine Rechnungen

Rechne mit dem MwSt-Rechner Netto- und Bruttobeträge für deine Rechnungspositionen um. Prüfe Bankdaten mit dem IBAN-Validator, bevor du sie auf die Rechnung schreibst. Berechne mit dem Stundensatz-Rechner den richtigen Preis für deine Leistung. Und mit dem Brutto-Netto-Rechner siehst du, was nach Steuern übrig bleibt.

Häufige Fragen zur Rechnungsstellung