Reisekosten absetzen als Selbständiger: Pauschalen, Belege und Tipps für 2026

Dienstreisen kosten Geld — aber als Selbständiger kannst du einen erheblichen Teil davon steuerlich absetzen. Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten und Übernachtungskosten senken deinen Gewinn und damit deine Einkommensteuer.

In diesem Artikel erfährst du, welche Pauschalen 2026 gelten, was du absetzen kannst und welche Fehler du vermeiden solltest.

Was zählt als Dienstreise?

Eine Dienstreise liegt vor, wenn du deine Wohnung oder deine erste Betriebsstätte (z.B. Büro) vorübergehend verlässt, um an einem anderen Ort beruflich tätig zu werden. Typische Beispiele:

• Kundentermine außerhalb deiner Stadt
• Messen und Konferenzen
• Fortbildungen und Seminare
• Projektarbeit beim Kunden vor Ort

Nicht als Dienstreise gilt: der tägliche Weg ins eigene Büro (dafür gibt es die Pendlerpauschale).

Verpflegungsmehraufwand 2026

Die Pauschalen für Inlandsreisen sind seit 2020 unverändert:

Abwesenheit	Pauschale
Unter 8 Stunden	0 €
8 bis 24 Stunden	14 €
Mehr als 24 Stunden (volle Tage)	28 €
An-/Abreisetag (mehrtägige Reise)	14 €

Mehrtägige Reise: So wird gerechnet

Bei einer 5-tägigen Geschäftsreise (Montag bis Freitag):

• Montag (Anreisetag): 14 €
• Dienstag, Mittwoch, Donnerstag (volle Tage): 3 × 28 € = 84 €
• Freitag (Abreisetag): 14 €
• Gesamt: 112 €

Bei 42 % Steuersatz sparst du damit 47,04 € Steuern — ohne einen einzigen Beleg vorlegen zu müssen.

Berechne deine Reisekosten mit dem Reisekosten-Rechner.

Kürzung bei gestellten Mahlzeiten

Wenn der Kunde, das Hotel oder der Veranstalter Mahlzeiten stellt, wird die Pauschale gekürzt:

Mahlzeit	Kürzung	Anteil
Frühstück	5,60 €	20 % von 28 €
Mittagessen	11,20 €	40 % von 28 €
Abendessen	11,20 €	40 % von 28 €

Praxis-Tipp: Wenn das Hotel-Frühstück im Zimmerpreis enthalten ist und der Preis nicht separat ausgewiesen wird, greift die Kürzung automatisch. Lass dir im Hotel eine Rechnung ohne Frühstück ausstellen — dann bleibt die volle Pauschale erhalten.

Die Dreimonatsfrist

Der Verpflegungsmehraufwand gilt nur für die ersten 3 Monate an derselben Tätigkeitsstätte. Arbeitest du z.B. 4 Monate bei einem Kunden vor Ort, entfällt die Pauschale ab dem 4. Monat.

Neustart: Nach einer Unterbrechung von mindestens 4 Wochen beginnt die Frist neu. Die Unterbrechung muss nicht urlaubsbedingt sein — auch andere Projekte zählen.

Fahrtkosten

Kilometerpauschale

Bei Nutzung des eigenen PKW:

Fahrzeug	Pauschale
PKW	0,30 €/km
Motorrad / Roller	0,20 €/km

Wichtig: Im Gegensatz zur Pendlerpauschale zählt bei Dienstreisen die gesamte gefahrene Strecke (Hin- und Rückweg), nicht nur die einfache Entfernung.

Beispiel: Kundenbesuch 150 km entfernt

• Hin- und Rückweg: 300 km
• Absetzbar: 300 × 0,30 € = 90 €
• Steuerersparnis bei 42 %: 37,80 €

Alternative: Tatsächliche Kosten

Statt der Pauschale kannst du auch die tatsächlichen Fahrzeugkosten ansetzen: Sprit, Versicherung, Abschreibung, Reparaturen, Steuern. Das lohnt sich bei teuren Fahrzeugen oder hohen Spritkosten, erfordert aber eine saubere Dokumentation.

Öffentliche Verkehrsmittel

Bahntickets, Flüge, Bus und Taxi sind als tatsächliche Kosten voll absetzbar. BahnCard-Kosten können abgesetzt werden, wenn die eingesparten Ticketpreise die Kosten übersteigen.

Übernachtungskosten

Für Selbständige: Nur tatsächliche Kosten

Als Selbständiger kannst du nur tatsächliche Übernachtungskosten mit Beleg absetzen. Die Pauschale von 20 €/Nacht gilt nur für steuerfreie Erstattungen an Arbeitnehmer.

Was absetzbar ist:

• Hotelzimmer (netto, ohne Frühstück)
• Ferienwohnung bei beruflicher Reise
• Airbnb (mit Rechnung)

Was nicht absetzbar ist:

• Minibar, Pay-TV, Wellnessbereich
• Private Verlängerungsnächte

Tipp: Frühstück separat ausweisen lassen

Lass dir im Hotel immer eine Rechnung ausstellen, auf der das Frühstück separat ausgewiesen ist. Grund: Die reine Übernachtung ist voll absetzbar, aber ein enthaltenes Frühstück kürzt den Verpflegungsmehraufwand um 5,60 €.

Reisenebenkosten

Zusätzlich zu Verpflegung, Fahrt und Übernachtung sind auch Reisenebenkosten als Betriebsausgaben absetzbar:

• Parkgebühren und Mautgebühren
• Gepäckaufbewahrung
• Telefon- und Internetkosten unterwegs
• Eintrittsgelder (beruflicher Kontext)
• Trinkgelder (angemessen)

Dokumentation: Was das Finanzamt will

Für Reisekosten brauchst du:

1. Reiseanlass (Kundenname, Projekt, Zweck)
2. Reiseziel (Ort, Adresse)
3. Reisezeit (Abfahrt von Wohnung/Büro, Rückkehr)
4. Belege für Übernachtung, Fahrkarten, Nebenkosten
5. Keine Belege nötig für Verpflegungsmehraufwand (Pauschale) und Kilometerpauschale

Tipp: Führe ein einfaches Reisekostenformular in Excel oder deiner Buchhaltungssoftware. Notiere nach jeder Reise sofort die Daten — im Nachhinein ist es schwer, alles zu rekonstruieren.

Auslandsreisen: Andere Pauschalen

Für Geschäftsreisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschalen, die das BMF jährlich per Schreiben veröffentlicht. Die Sätze für 2026 wurden am 2. Dezember 2024 veröffentlicht und liegen oft deutlich über den Inlandspauschalen.

Beispiele (24-Stunden-Pauschale):

• Frankreich (Paris): 58 €
• Großbritannien (London): 62 €
• USA (New York): 66 €
• Schweiz: 64 €
• Österreich: 40 €

Checkliste: Reisekosten richtig absetzen

• Reiseanlass dokumentieren (Kunde, Projekt, Zweck)
• Abfahrt- und Rückkehrzeit notieren
• Kilometer notieren (bei PKW-Nutzung)
• Hotelrechnung ohne Frühstück anfordern
• Belege für Nebenkosten sammeln
• Verpflegungsmehraufwand mit Pauschalen berechnen
• Gestellte Mahlzeiten notieren (für Kürzung)

Berechne jetzt deine absetzbaren Reisekosten mit dem Reisekosten-Rechner 2026.

Fazit

Reisekosten sind einer der unterschätzten Steuerspar-Hebel für Selbständige. Die Verpflegungspauschalen allein bringen bei regelmäßigen Dienstreisen schnell mehrere hundert Euro Steuerersparnis pro Jahr — ganz ohne Belege. Kombiniert mit Fahrt- und Übernachtungskosten summiert sich das erheblich.

Die drei wichtigsten Regeln:

1. Sofort dokumentieren — nicht erst am Jahresende
2. Frühstück immer separat — schützt die volle Verpflegungspauschale
3. Kilometerpauschale = Hin + Rück — nicht nur einfache Strecke